Veel ondernemers starten met het zelf doen van hun administratie. Logisch ook: tegenwoordig zijn er namelijk genoeg online boekhoudprogramma’s waarmee je snel facturen kunt verwerken, bonnetjes kunt uploaden en eenvoudig een btw-aangifte kunt indienen. Ideaal dus zou je denken! En ja, voor sommige ondernemers werkt het ook helemaal prima. Zeker wanneer je net gestart bent of nog een relatief eenvoudige administratie hebt, kan het prettig zijn om zelf overzicht te houden over je cijfers. Daarnaast voelt het vaak als een manier om kosten te besparen.

Toch merk ik in de praktijk dat veel ondernemers op een bepaald moment beginnen te twijfelen. Doe ik het eigenlijk wel goed? Mis ik geen aftrekposten? En hoeveel tijd ben ik hier ongemerkt iedere maand aan kwijt?

De keuze tussen zelf doen of uitbesteden is voor iedereen een lastige keuze. Wat voor de ene ondernemer perfect werkt, kan voor een ander juist veel onrust opleveren. In deze blog neem ik je daarom mee in de voordelen, nadelen en aandachtspunten van beide opties, zodat je beter kunt bepalen wat bij jou en je onderneming past.

Zelf je administratie doen

Wanneer je net begint met ondernemen, is het heel normaal om zoveel mogelijk zelf op te pakken. Veel ondernemers vinden het in het begin prettig om inzicht te krijgen in hun inkomsten, kosten en belastingen. Bovendien voelt het vaak logisch om eerst zelf te ontdekken hoe alles werkt. Met de huidige online systemen is het doen van je administratie ook een stuk toegankelijker geworden. Een factuur sturen of een bonnetje uploaden kost vaak nog maar een paar minuten. Daardoor lijkt het soms alsof een boekhouder nauwelijks meer nodig is.

En ja, wanneer je administratie overzichtelijk blijft en je er voldoende tijd en aandacht aan besteedt, kan zelf doen prima werken. Toch zie ik dat administratie in de praktijk vaak iets is wat ondernemers “erbij” doen. Overdag ligt de focus op klanten, afspraken en groei van het bedrijf, waardoor de administratie regelmatig wordt doorgeschoven naar de avonduren of het weekend. Op dat moment wordt het al snel iets wat energie kost in plaats van rust geeft.

Daarnaast worden bepaalde regels of aftrekposten regelmatig gemist. Denk bijvoorbeeld aan zakelijke kosten die niet goed verwerkt worden, privé- en zakelijke uitgaven die door elkaar lopen of btw-regels die toch ingewikkelder blijken dan vooraf gedacht. Super zonde!

Veel ondernemers hebben daarnaast weinig zicht op hun cijfers. Ze doen wel hun administratie, maar weten eigenlijk niet precies hoe hun onderneming er financieel voor staat. Terwijl juist dat inzicht enorm waardevol kan zijn.

De verborgen kosten van zelf doen

Veel ondernemers kijken bij uitbesteden vooral naar de kosten van een boekhouder. Maar wat vaak vergeten wordt, is hoeveel tijd en energie het zelf doen eigenlijk kost.

Een administratie bijhouden lijkt misschien iets wat je even tussendoor doet, maar in de praktijk lopen die uren vaak behoorlijk op. Zeker wanneer je:
– moet uitzoeken hoe iets verwerkt moet worden,
– twijfelt of je het goed doet,
– of achteraf fouten moet herstellen.

Daarnaast kan onzekerheid rondom belastingen voor veel onrust zorgen. Veel ondernemers vinden de btw-aangifte of inkomstenbelasting spannend, omdat ze bang zijn iets verkeerd te doen of onverwacht belasting te moeten betalen. Die mentale rust wordt vaak onderschat. Terwijl juist dat voor veel ondernemers uiteindelijk de reden is om ondersteuning te zoeken.

Wanneer uitbesteden interessant wordt

Naarmate een onderneming groeit, verandert vaak ook de administratie. Er komen meer transacties bij, meer verplichtingen en vaak ook meer vragen. Op dat moment kan het prettig zijn om een boekhouder in te schakelen. Niet alleen om aangiftes correct in te dienen, maar ook om mee te denken over de financiële kant van je onderneming.

Een goede boekhouder kijkt namelijk verder dan alleen cijfers invoeren. Er wordt meegedacht over structuur, fiscale mogelijkheden en overzicht. Daarnaast geeft het veel ondernemers rust om te weten dat deadlines bewaakt worden en dat er iemand meekijkt die verstand heeft van zaken. Ook wanneer je merkt dat administratie energie begint te kosten, kan uitbesteden veel opleveren. Niet alleen in tijd, maar ook in focus. Je hoeft minder bezig te zijn met regels en deadlines en kunt je meer richten op het ondernemen zelf.

Uitbesteden betekent niet dat je geen inzicht meer hebt

Soms denken ondernemers dat uitbesteden betekent dat zij volledig afstand doen van hun administratie. Maar juist het tegenovergestelde is vaak waar. Doordat de administratie goed bijgehouden wordt, ontstaat er vaak meer inzicht in de cijfers. Je weet beter wat er binnenkomt, welke kosten je maakt en hoeveel belasting je kunt verwachten.

Daarnaast kiezen veel ondernemers tegenwoordig voor een combinatievorm. Bijvoorbeeld door zelf de administratie bij te houden, terwijl een boekhouder meekijkt, controleert of de aangiftes verzorgt. Dat kan een fijne tussenoplossing zijn wanneer je wel betrokken wilt blijven, maar tegelijkertijd meer zekerheid en ondersteuning zoekt.

Wat past het beste bij jou?

Er is geen goed of fout antwoord op de vraag of je je administratie zelf moet doen of beter kunt uitbesteden. Het belangrijkste is dat het past bij jou, je onderneming en de fase waarin je zit.

Stel jezelf bijvoorbeeld eens de volgende vragen:

– Geeft mijn administratie mij rust of juist stress?
– Heb ik voldoende overzicht over mijn cijfers?
– Ben ik veel tijd kwijt aan mijn administratie?
– Twijfel ik regelmatig of ik alles goed doe?
– Zou ik liever meer tijd besteden aan mijn onderneming zelf?

Wanneer je merkt dat administratie vooral energie kost of onrust geeft, kan het waardevol zijn om daar ondersteuning bij te zoeken. Soms hoeft dat niet eens volledig uitbesteed te worden; ook een stukje begeleiding of controle kan al veel verschil maken.

Tot slot

Je administratie hoeft geen bron van stress te zijn. Uiteindelijk draait het om een manier van werken die jou rust, overzicht en vertrouwen geeft. En misschien nog wel het belangrijkste: dat jij je kunt focussen op waar je écht goed in bent: ondernemen.

Twijfel je of jouw huidige manier van werken nog bij je past? Dan kan het altijd waardevol zijn om eens vrijblijvend mee te laten kijken. Soms levert dat niet alleen tijdwinst op, maar ook meer grip op je onderneming en financiële rust. Ik kijk graag met je mee om te bekijken of (en zo ja hoe) je hulp kunt gebruiken!