Wanneer je start als ondernemer, komt er ineens ontzettend veel op je af. Nieuwe klanten, een website, social media, offertes, facturen… En dan ook nog die administratie waar je “iets mee moet”. Veel startende ondernemers vinden juist dat stukje spannend. Want waar begin je eigenlijk? Wat moet je bewaren? Welk boekhoudprogramma kies je? En hoe voorkom je dat je administratie binnen een paar maanden verandert in een grote chaos? Het goede nieuws: je hoeft echt niet direct alles perfect te doen. Veel ondernemers beginnen klein en zoeken gaandeweg uit wat voor hen werkt. En dat is helemaal logisch.

Zeker in het begin van het ondernemerschap kiezen veel mensen ervoor om hun administratie zelf te doen. Ondernemen kost tenslotte al genoeg geld en dan voelt het uitbesteden van de administratie vaak als een extra kostenpost. Dat begrijp ik heel goed. Veel van mijn klanten zijn namelijk precies zo begonnen.

Toch is het wel belangrijk om vanaf het begin een goede basis neer te zetten. Juist daarmee voorkom je later stress, achterstanden en onzekerheid rondom je administratie en belastingen.

In deze blog neem ik je stap voor stap mee in de basis van een overzichtelijke administratie.

Waarom een goede administratie belangrijker is dan veel ondernemers denken

Veel ondernemers zien administratie als iets wat “moet” voor de Belastingdienst. Maar eigenlijk is het zoveel meer dan dat. Je administratie laat namelijk zien hoe jouw onderneming er financieel voor staat. Wat komt er binnen? Waar geef je geld aan uit? Maak je winst? En hoeveel belasting kun je ongeveer verwachten?

Wanneer je administratie niet goed bijgehouden wordt, raak je dat overzicht snel kwijt. Dat zorgt vaak voor onrust. Zeker rondom btw-aangiftes of de inkomstenbelasting zie ik veel ondernemers last-minute nog bonnetjes zoeken, facturen opvragen of proberen te achterhalen welke kosten ze ook alweer gemaakt hebben.

En dat is zonde, want administratie hoeft helemaal niet zoveel stress op te leveren wanneer je het vanaf het begin slim aanpakt.

Open een zakelijke bankrekening

Een van de eerste stappen die ik altijd adviseer, is het openen van een zakelijke bankrekening. Natuurlijk kun je als startende ondernemer in het begin vaak nog je privérekening gebruiken, maar in de praktijk zorgt dit al snel voor verwarring. Privé-uitgaven en zakelijke kosten lopen door elkaar heen, waardoor je overzicht verliest.

Met een zakelijke rekening houd je jouw administratie direct een stuk overzichtelijker. Daarnaast werkt het ook prettiger wanneer je later een boekhoudprogramma koppelt of ondersteuning krijgt bij je administratie.

Kies een boekhoudprogramma dat bij je past

Een goede basis begint vaak met een fijn boekhoudprogramma. En tegenwoordig zijn daar gelukkig veel (zelfs eindeloze) mogelijkheden in. Een fout die ik veel zie, is dat ondernemers direct kiezen voor een programma dat eigenlijk te ingewikkeld is voor wat ze nodig hebben. Terwijl juist gebruiksvriendelijkheid ontzettend belangrijk is. Want hoe makkelijker een programma werkt, hoe groter de kans dat je jouw administratie ook echt bijhoudt.

Zelf werk ik veel met Moneybird en SnelStart. Beide programma’s hebben hun eigen voordelen en passen bij verschillende soorten ondernemers. Veel ondernemers starten in het begin ook met Excel. Dit is opzich een prima tool, maar helaas gaat hierbij niks automatisch en moet alles met de hand worden ingevuld.
Lees ook mijn blog over welk boekhoudprogramma voor jou het beste werkt!

Houd je administratie regelmatig bij

Een van de grootste oorzaken van administratie-stress? Uitstellen. Veel ondernemers bewaren bonnetjes “voor later” en schuiven hun administratie weken vooruit. Totdat ineens de btw-aangifte gedaan moet worden en er een enorme stapel documenten ligt te wachten.

Mijn advies is daarom altijd: houd het klein en regelmatig. Wanneer je dagelijks of wekelijks even tijd neemt om:
– bonnetjes te uploaden,
– facturen te verwerken,
– en je administratie bij te werken,

kost het uiteindelijk veel minder tijd en energie! Daarnaast voorkom je zo dat je vlak voor een aangifteperiode nog moet zoeken naar documenten of moet gokken welke kosten je ook alweer gemaakt hebt.

Zorg voor structuur vanaf het begin

Een overzichtelijke administratie draait niet alleen om cijfers invoeren. Structuur speelt hierin een enorme rol. Wanneer documenten verspreid staan over je laptop, mailbox, telefoon en losse mapjes, raak je ongemerkt veel tijd kwijt aan zoeken. En dat zorgt uiteindelijk voor frustratie. Door vanaf het begin een vaste manier van werken te kiezen, houd je veel makkelijker overzicht. Denk bijvoorbeeld aan:
– een vaste plek voor bonnetjes,
– een duidelijke mapstructuur,
– of het direct uploaden van documenten in je boekhoudprogramma (uiteraard is dat mijn advies :-))

Tot slot

Misschien wel het belangrijkste dat ik je wil meegeven: je hoeft niet direct alles perfect geregeld te hebben. Veel ondernemers leren gaandeweg wat voor hen werkt. Dat is heel normaal. Het belangrijkste is dat je begint met een goede basis en dat je overzicht probeert te houden.

En loop je ergens op vast of twijfel je over bepaalde keuzes? Dan kan het juist fijn zijn als iemand even met je meekijkt. Soms voorkomt dat een hoop onrust en uitzoekwerk achteraf. Je mag me daarom altijd vrijblijvend een berichtje sturen om eens kennis te maken zodat ik met je kan meedenken wat in jouw situatie het beste past.