Voor veel ondernemers zijn de btw-aangifte en inkomstenbelasting momenten waar ze niet direct naar uitkijken. En dat begrijp ik heel goed. Vaak zijn dit de momenten waarop je ineens moet terugzoeken naar bonnetjes, facturen moet verzamelen of probeert te achterhalen welke kosten je ook alweer hebt gemaakt. Zeker wanneer je administratie niet helemaal bijgewerkt is, kan een aangifte al snel voelen als een grote klus.

Toch hoeft dat helemaal niet zo te zijn.

In de praktijk zie ik dat ondernemers die gedurende het jaar een paar eenvoudige gewoontes aanhouden, veel minder stress ervaren rondom hun aangiftes. Bovendien kost het uiteindelijk vaak minder tijd en heb je beter inzicht in hoe je onderneming ervoor staat. In deze blog deel ik daarom vijf tips die jouw btw- en inkomstenbelastingaangifte een stuk makkelijker kunnen maken.

1. Wacht niet tot het einde van het kwartaal
   Een van de grootste valkuilen die ik tegenkom, is dat ondernemers hun administratie pas bijwerken wanneer de aangifte eraan komt. Dat is begrijpelijk. Wanneer je druk bent met klanten, projecten en alle andere werkzaamheden binnen je onderneming, heeft administratie vaak niet de hoogste prioriteit. Toch zorgt juist dat uitstelgedrag ervoor dat de aangifte uiteindelijk meer tijd kost dan nodig is.Wanneer je drie maanden aan bonnetjes, facturen en transacties moet verwerken, ben je niet alleen langer bezig, maar is de kans ook groter dat je documenten mist of bepaalde kosten vergeet. Probeer daarom een vast moment in de week te reserveren voor je administratie. Dat hoeft vaak niet langer dan een kwartiertje tot een half uur te duren. Door kleine stukjes werk regelmatig op te pakken, voorkom je dat er een grote achterstand ontstaat. Bijkomend voordeel is dat je gedurende het jaar veel beter inzicht houdt in je cijfers.

2. Zorg voor een vaste plek voor bonnetjes en facturen
   Iedere ondernemer kent het wel: je weet zeker dat je een bonnetje hebt gehad, maar waar het gebleven is? Misschien staat het nog ergens op je telefoon. Misschien ligt het in je auto. Of misschien zit het tussen een stapel papieren op je bureau. Juist daarom is het belangrijk om één vaste plek te hebben waar je alle documenten verzamelt.Werk je met een boekhoudprogramma zoals Moneybird of SnelStart? Dan kun je veel bonnetjes direct uploaden zodra je ze ontvangt. Ontvang je facturen per e-mail? Maak dan eventueel een aparte map aan waarin je deze bewaart. Hoe minder je hoeft te zoeken, hoe sneller en eenvoudiger je administratie wordt. Daarnaast verklein je de kans dat kosten vergeten worden, waardoor je mogelijk belastingvoordeel misloopt.

3. Bewaar niet alleen pinbonnen
   Dit is een fout die ik regelmatig tegenkom. Veel ondernemers sturen een pinbonnetje door als bewijs van een zakelijke uitgave. Alleen is een pinbon meestal niet voldoende voor je administratie. Een pinbon laat namelijk vaak alleen zien dat er een betaling heeft plaatsgevonden. Voor een correcte administratie heb je meestal een factuur of kassabon nodig waarop staat wat er gekocht is, bij welke leverancier, op welke datum en welk btw-bedrag van toepassing is. Zorg er daarom voor dat je altijd de volledige bon of factuur bewaart. Dat voorkomt vragen achteraf en maakt de verwerking van je administratie een stuk eenvoudiger.

4. Reserveer geld voor belastingen
   Wanneer er geld binnenkomt op je zakelijke rekening, voelt dat vaak als beschikbare ruimte. Toch is een deel van dat geld meestal niet van jou. Voor veel ondernemers geldt namelijk dat zij nog btw en inkomstenbelasting moeten afdragen. Wanneer je daar gedurende het jaar geen rekening mee houdt, kan een belastingaanslag voor vervelende verrassingen zorgen. Daarom raad ik ondernemers altijd aan om direct een deel van hun inkomsten apart te zetten. Hoeveel dat precies is, verschilt per situatie, maar het creëren van een aparte belastingreserve geeft vaak veel rust. Op die manier weet je dat er geld beschikbaar is wanneer de aanslag komt en voorkom je dat je op het laatste moment moet schuiven met je financiën.

5. Trek op tijd aan de bel bij vragen
   Veel ondernemers blijven langer met vragen rondlopen dan nodig is. Ze twijfelen bijvoorbeeld of een aankoop zakelijk geboekt mag worden, weten niet zeker hoe ze iets moeten verwerken of vragen zich af of ze ergens recht op hebben. Vervolgens blijven die vragen liggen totdat de aangifte eraan komt. Dat is jammer, want vaak zijn dit juist zaken die eenvoudig opgelost kunnen worden wanneer je er op tijd naar kijkt.Door vragen direct te stellen, voorkom je dat kleine onzekerheden uitgroeien tot grotere problemen. Bovendien geeft het vaak rust wanneer je weet dat iets direct goed verwerkt wordt.
   Je hoeft als ondernemer niet alles zelf te weten. Juist daarom is het prettig om iemand te hebben die met je mee kan kijken wanneer dat nodig is.

Een goede administratie begint niet bij de aangifte
Wat mij betreft is dit misschien wel de belangrijkste boodschap van deze blog. Een soepele btw-aangifte of inkomstenbelastingaangifte begint namelijk niet op het moment dat de deadline nadert. Het begint bij de manier waarop je gedurende het jaar met je administratie omgaat. Wanneer je documenten op orde hebt, je administratie regelmatig bijwerkt en tijdig vragen stelt, wordt een aangifte vooral een controle van wat er al goed staat. En dat voelt heel anders dan wanneer je alles op het laatste moment nog moet verzamelen.

Bovendien levert een actuele administratie niet alleen voordelen op tijdens aangifteperiodes. Je krijgt ook meer inzicht in je onderneming, waardoor je betere keuzes kunt maken en sneller kunt bijsturen wanneer dat nodig is.

Tot slot
De meeste ondernemers beginnen niet met ondernemen omdat ze administratie zo leuk vinden. Toch is een goed bijgehouden administratie een van de belangrijkste fundamenten onder een gezonde onderneming.

Door gedurende het jaar kleine stappen te zetten, voorkom je veel stress rondom je btw- en inkomstenbelastingaangifte. Het kost vaak minder tijd dan je denkt en levert uiteindelijk veel rust en overzicht op.

Merk je dat je administratie toch regelmatig blijft liggen of twijfel je of alles goed verwerkt wordt? Dan kan het prettig zijn om daar eens samen naar te kijken. Plan in dat geval gerust een gratis kennismakingsgesprek in!