Als ondernemer wil je natuurlijk niet meer belasting betalen dan nodig is. Toch zie ik regelmatig dat ondernemers kosten maken die aftrekbaar zijn, maar deze niet of niet volledig verwerken in hun administratie. Dat gebeurt meestal niet bewust. Vaak weten ondernemers simpelweg niet dat bepaalde uitgaven zakelijk aftrekbaar kunnen zijn of twijfelen ze of een kostenpost wel mag worden opgevoerd. En dat is zonde! Want wanneer zakelijke kosten niet worden meegenomen, betaal je mogelijk meer belasting dan nodig is.

In deze blog deel ik vijf kostenposten waarvan veel ondernemers niet weten dat ze (onder voorwaarden) aftrekbaar kunnen zijn.

1. Opleidingen, cursussen en trainingen

Veel ondernemers investeren regelmatig in hun ontwikkeling. Denk bijvoorbeeld aan een vakopleiding, een online cursus, een training of een coachingstraject. Wanneer deze kosten gericht zijn op je onderneming of bijdragen aan je vakkennis, zijn ze vaak zakelijk aftrekbaar. Toch zie ik dat ondernemers deze kosten soms privé betalen en vervolgens vergeten om ze mee te nemen in hun administratie. Juist investeringen in kennis kunnen behoorlijk oplopen. Het is daarom verstandig om hier bewust naar te kijken wanneer je administratie verwerkt wordt.

2. Zakelijke software en abonnementen

Tegenwoordig maakt vrijwel iedere ondernemer gebruik van software. Denk hierbij aan boekhoudprogramma’s, planningssoftware, Canva, Microsoft 365, ChatGPT, Zoom of andere online tools. Omdat deze abonnementen vaak automatisch worden afgeschreven, verdwijnen ze soms een beetje naar de achtergrond. Toch kunnen deze maandelijkse kosten samen een aanzienlijk bedrag vormen. Wanneer de software gebruikt wordt voor je onderneming, zijn deze kosten meestal gewoon aftrekbaar.

3. Een zakelijke telefoon of internetkosten

Veel ondernemers gebruiken hun telefoon dagelijks voor klantcontact, e-mail en andere zakelijke werkzaamheden. Wanneer een telefoon of abonnement zakelijk wordt gebruikt, kunnen deze kosten onder bepaalde voorwaarden aftrekbaar zijn. Hetzelfde geldt soms voor internetkosten wanneer je vanuit huis werkt. De exacte verwerking hangt af van je situatie, maar het is zeker een onderwerp waar regelmatig vragen over ontstaan. Twijfel je hierover? Laat er dan altijd even naar kijken voordat je kosten mist of juist onterecht opvoert.

4. Relatiegeschenken en zakelijke attenties

Een bloemetje voor een klant, een kerstpakket of een kleine attentie na een succesvolle samenwerking. Veel ondernemers staan er niet bij stil dat ook dit zakelijke kosten kunnen zijn. Wel gelden hiervoor specifieke fiscale regels en beperkingen. Daardoor is het belangrijk om niet zomaar alles als aftrekbaar te beschouwen. Wel zie ik regelmatig dat ondernemers deze uitgaven helemaal niet verwerken, terwijl een deel van de kosten mogelijk wel meegenomen kan worden. Gemiste kans!

5. Kilometers die je rijdt voor je onderneming

Gebruik je een privéauto voor zakelijke ritten? Dan kun je in veel gevallen een kilometervergoeding opvoeren voor zakelijke kilometers. En juist hier laten ondernemers regelmatig geld liggen. Denk bijvoorbeeld aan ritten naar klanten, netwerkbijeenkomsten, leveranciers of zakelijke afspraken. Wanneer je geen rittenregistratie bijhoudt, wordt het lastig om deze kosten later alsnog mee te nemen. Daarom is het verstandig om zakelijke kilometers gedurende het jaar goed vast te leggen.

Niet iedere kostenpost is automatisch aftrekbaar

Een belangrijke kanttekening hierbij is dat niet iedere uitgave zomaar als zakelijke kosten kan worden opgevoerd. De Belastingdienst kijkt onder andere naar het zakelijke karakter van een uitgave. Sommige kosten zijn volledig aftrekbaar, andere slechts gedeeltelijk en voor bepaalde kosten gelden aanvullende voorwaarden. Juist daarom is het belangrijk om niet alleen te kijken naar wat mogelijk aftrekbaar lijkt, maar ook naar wat daadwerkelijk correct verwerkt mag worden.

Hoe voorkom je dat je aftrekposten mist?

De meeste gemiste aftrekposten ontstaan niet doordat ondernemers iets verkeerd doen. Vaak ontbreekt simpelweg het overzicht. Bonnetjes raken kwijt, facturen worden niet opgeslagen of ondernemers weten niet dat bepaalde kosten relevant zijn voor de administratie. Door je administratie regelmatig bij te werken en vragen tijdig te stellen, voorkom je dat kosten over het hoofd worden gezien. Daarnaast kan het waardevol zijn om periodiek iemand mee te laten kijken. Vaak worden juist dan kostenposten ontdekt die anders ongemerkt waren blijven liggen.

Tot slot

Als ondernemer wil je natuurlijk gebruikmaken van de fiscale mogelijkheden waar je recht op hebt. Toch zie ik regelmatig dat aftrekbare kosten niet worden meegenomen, simpelweg omdat ondernemers niet weten dat deze mogelijkheden bestaan. Door bewust om te gaan met je administratie en tijdig vragen te stellen, voorkom je dat je onnodig belasting betaalt.

Twijfel je of bepaalde kosten zakelijk aftrekbaar zijn? Neem dan gerust contact op.